Es gab Zeiten, da wurden manche Entscheidungsträger von Firmen reichlich beschenkt. Vor allem die Einkäufer. Eine Flasche Wein, ein guter Whisky. Oder manchmal sogar richtig wertvolle Dinge, wie Unterhaltungselektronik, Kinderfahrrad für das Töchterchen. Was auch immer man vom anderen wusste, was er oder sie gerne mag. Doch im Laufe der Jahre wurden solche Praktiken beendet. Immer mehr Firmen stellten Vorgaben in Sachen Compliance auf. Zudem hat der Gesetzgeber dafür gesorgt, dass eine ausgiebige Dokumentationspflicht besteht. Außerdem muss beim Thema Steuern gut aufgepasst werden. Heute sind Geschenke für Mitarbeiter und für Kunden streng reglementiert. Und das ist gut so. Denn jetzt sind solche kleinen Präsente immer noch ein hervorragendes Mittel für die Kundenbindung. Gleichzeitig kann man sicher sein, dass alles korrekt abläuft. Doch wie läuft es eigentlich korrekt ab? Wie können Unternehmen Geschenke nutzen und sie dabei richtig versteuern? Sind Sie überhaupt als Betriebsausgabe absetzbar? Und wenn ja, wie viel darf es sein?
Steuerliche Behandlung von Kundengeschenken – worauf achten?
Wer als Unternehmer seinen geschäftlichen Aktivitäten nachgeht, der muss gute Kontakte Pflegen. Trotz Business, Logik und Rationalität, sind Menschen eben Menschen. Was uns alle ausmacht ist, dass wir uns über Geschenke freuen. Aus diesem Grund möchte man sich bei Kunden irgendwie im Gespräch halten für kommende Aufträge. Oder man versucht einfach das Verhältnis zu pflegen. Zu diesem Zweck sind kleine Aufmerksamkeiten absolut ideal.
Wir hatten schon die Gründe genannt – es ist möglich, aber es gibt dafür Regeln zu beachten. Zum einen sollen sie Korruption verhindern. Zum anderen möchte der Staat sicherstellen, dass Geschenke nicht dazu genutzt werden, um sich gegenseitig mit steuerfreien Goodies nach dem Karussellprinzip Geld zukommen zu lassen. So ungefähr: Ich beschenke deine Mitarbeiter, du beschenkst meine – und dann wird das Ganze als Betriebsausgabe abzugsfähig und wir alle sparen Abgaben. So ist das nicht. Deswegen wurden Limits eingeführt. Und da wird kein Auge zugedrückt.
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Die wichtigste Regel für Geschenke an Kunden ist, dass sie laut EStG ein Limit haben. Das EStG setzt dieses bei 35€ an. Wenn ein Geschenk nicht mehr als 35€ kostet, dann ist es als Betriebsausgabe vollständig absetzbar und senkt damit die Steuern der schenkenden Firma. Sollte das Präsent darüber liegen, dann ändert sich steuerlich nahezu alles. In dem Fall ist das Goodie gar nicht mehr abzugsfähig als Betriebsausgabe, auch nicht anteilig mit 35€. Im Gegenteil. Dann muss man es quasi doppelt versteuern. Denn zum einen ist es ja keine Betriebsausgabe mehr, das Geld ist aber dennoch weg aus der Kasse. Zudem wird es dann laut EStG wie eine private Entnahme betrachtet. Somit muss man es wie eine Art Einkommen versteuern. So gilt: immer schön vorsichtig mit teureren Geschenken. Sie können sich für das schenkende Unternehmen schnell als Bumerang erweisen. Allerdings, es gibt Ausnahmen.
Das EStG sieht solche steuerlichen Zwänge für die Fälle vor, in denen Menschen eher freundschafdtlich beschenkt werden. Das heißt, wenn man Dinge als Präsent überreicht, die nicht mit dem Betriebszweck zu tun haben. Sollte dies so sein, müssen Firmen genaue Listen darüber führen, wer, wann, wie viel bekommen hat. Aber bei anderen Geschenken entfällt diese 35 Euro-Grenze. Bei denjenigen, welche für den Betrieb einsatzbar sind, gibt es solche Limits nicht. Wenn Sie zum Beispiel einem Kunden eine Buchhaltung-Software schenken, einen USB Stick oder vielleicht ein ausrangiertes Fahrzeug, welches diesem von Nutzen sein kann, dann sind größere Gaben machbar. Sie sehen also, das EStG ist sehr verzweigt. Sein wichtigstes Ziel ist es steuerlich das zu erfassen, was früher am Staat und der Steuer vorbeigemogelt wurde.
Umsatzsteuerliche Behandlung von Präsenten
Ein weiterer Aspekt in diesem Zusammenhang ist die Umsatzsteuer. Wenn Sie zum Beispiel Weihnachtsgeschenke Kunden zukommen lassen möchten, dann ist es wichtig zu unterschieden, ob es sich um private Haushalte handelt oder um andere Unternehmen.
Wenn Ihr Kunde zum Beispiel ein freiberuflicher Künstler ist, der nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, dann wird das steuerlich anders gesehen als bei einer GmbH, die zum Vorsteuerabzug verpflichtet ist. Oder eben bei privaten Haushalten, auch die dürfen auf keinen Fall Vorsteuerabzug tätigen.
Wichtig ist das, weil die 35 Euro-Grenze auch für all jene gilt, die keinen Vorsteuerabzug tätigen. Das heißt, wenn Sie einem solchen Kunden eine Flasche Wein kaufen für genau 35€, und die Umsatzsteuer ist bei Ihnen abgezogen, dann können Sie das nicht weiterreichen. Ansonsten würde es nicht mehr als Betriebsausgabe abzugsfähig sein. Stattdessen würde der gleiche Fall wie oben eintreten, wo das EStG eine Privatentnahme unterstellt.
Wenn nun ein Mitarbeiter bei einem Ihrer Abnehmer diese Flasche Wein erhält, dann ist das etwas anderes. Der Arbeitgeber ist berechtigt für Vorsteuerabzug. Dort zählt der Netto-Betrag.
Steuerliche Aspekte für die Beschenkten
Wenn schenkende Unternehmen die oben genannten Regeln des EStG penibel einhalten, dann sollte alles in Ordnung sein. Allerdings kann man als Betrieb davon ausgehen, dass sich Finanzprüfer sehr genau damit befassen, wenn jemand Geschenke für Kunden macht. Die Listen dafür sind ungeheuer umfangreich zu dokumentieren. Wir erklärten noch später wieso das so ist.
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Nun aber noch eine andere Frage. Was passiert eigentlich mit den beschenkten Personen? Das Strafgesetz geht von dieser Grenze von 35€ Euro aus. Bis zu diesem Betrag rechnet man nicht damit, dass in großem Umfang Bestechung betrieben werden kann. Stellt sich nur die Frage, wie viele Geschenke jemand bekommen darf von anderen Firmen, ohne Steuern darauf zu bezahlen. Ein Einkäufer zum Beispiel, der von 50 Lieferanten jeweils kleine Gaben in Höhe von 35€ bekommt, der verdient sich 1.750€ nebenbei dazu. Geht das?
Hier spielt es eine Rolle, was die Firma dazu sagt. Denn im Grunde bekommt der Beschenkte nicht privat einen Wein, sondern vom Gesetze her ist es ein Geschenk an das Unternehmen. Daher stellt sich diese Frage eigentlich gar nicht, ob der Mitarbeiter Steuern zahlen muss. Wird es im Betriebsvermögen aktiviert, dann erscheint es in der Bilanz als Gewinn. Kann es der Mitarbeiter mit nach Hause nehmen, dann wäre es eigentlich eine Schenkung der Firma an die eigenen Leute. Dieser müsste als sogenannter Sachbezug erfasst werden. Für Geschenke von Firmen an eigene Angestellte gelten wieder andere Regeln.
Fazit
Ja, das Thema Steuern. Immer wieder gut für interessante Abhandlungen und komplizierte Regelungen. Dennoch ist das gut so, dass hier ein Auge darauf geworfen wird. Grund dafür ist die Tatsache, dass solche Transaktionen früher dazu genutzt wurden, um auf halb-legalem Wege Menschen zu bestechen oder Geld ungestraft aus der Firma zu ziehen. Und dies war dann sogar abzugsfähig von der Steuer. Man muss dabei bedenken, dass Menschen vielleicht in unterschiedlichen Firmen arbeiten. Aber das hat nichts zu heißen, wenn private Verbindungen durch Freundschaft, Fußballverein, gemeinsames Studium oder sonstige Bekanntschaft eine Rolle spielen. Wer das früher wollte, der konnte sich mit laschen Regelungen eine Art Netzwerk schaffen, wo sich Unternehmer gegenseitig auf steuersparende Art mit Geschenken versorgen. Oder, dass der Unternehmer seiner Frau ein Diamant-Collier schenkt und das als Ausgabe aussetzt. Sobald sich irgendwo ein Loch auftut im Gesetzt, um steuerfrei etwas zu machen, dann finden sich immer wieder kreative Leute, die genau das ausnutzen und sich ein goldenes Näschen verdienen. Genau das soll mit der engmaschigen Überwachung verhindert werden.
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