Mittelständler, Kleinunternehmer und Selbständige sind in der Regel von Knappheit an Ressourcen und einer dünnen Personaldecke geprägt. Es muss gespart werden, wo immer es möglich ist. Aber nicht nur direkte Kosten, die sich in den Rechnungen widerspiegeln. Es zählen vor allem Kapazitäten. Wichtige Leute zu entlasten und Verwaltungsaufgaben von ihnen fernzuhalten, damit Sie Einnahmen in die Kasse spülen.
Des Weiteren sind es die Kunden gewohnt perfekten Service geboten zu bekommen. Erreichbarkeit ist das A und O. Zudem benötigen nicht nur Interessenten eine zuvorkommende Behandlung, sondern auch um die Bestandskunden und deren Anliegen muss sich jemand kümmern.
Bei all diesen Problemen gibt es eine Lösung, die immer auf das gleiche Prinzip hinausläuft: das Auslagern von Overhead Aufgaben. Das heißt, keine Leute einstellen, sondern bestimmte Aufgabenbereiche komplett an Dienstleister vergeben.
Welche Vorteile hat das Auslagern von Sekretariatsaufgaben?
Mit dem Wachsen eines Unternehmens werden die Dinge allgemein etwas komplizierter. Anrufe müssen angenommen werden und auf jede Mail ist eine Antwort erforderlich. Rechnungen werden geschrieben, Arbeitszeiten erfasst und dokumentiert. Es häufen sich Jobs, die ihrer intellektuellen Anforderung nach keine Herausforderung darstellen und die sich immer wiederholen. Also Routineaufgaben, mit repetitivem Charakter. Genau solche Tätigkeiten sind ideal, um sie an einen externen Sekretariatsservice auszulagern. Vor allem dann, wenn der Dienstleister nach Menge und Aufwand abrechnet. Dann werden aus Kosten, die sonst fixen Charakter haben, variable Posten, die je nach Auslastung anfallen. Das kann unter Umständen billiger sein als eigene Leute zu beschäftigen, die dann bei Leerlauf Däumchen drehen.
Der große Vorteil ist, dass wirklich jedes Unternehmen einen solchen Service in Anspruch nehmen kann. Grund dafür ist, dass die Dienstleistung absolut ungebunden ist vom Ort. Ob Sie also im Hinterland von Bayern eine Wurstfabrik betreiben oder auf der Insel Sylt ein Hotel, Sie könnten beim gleichen Anbieter landen. Wie das sein kann?
Digitales Sekretariat einrichten – wie geht das?
Einen externen Sekretariatsservice kann man dann unabhängig vom Standort betreiben, wenn vorher dafür gesorgt wird, dass alle Abläufe auf digitalem Wege durchgeführt werden. Hierzu ist es notwendig die internen Strukturen in der Firma zu umzustellen. Ein paar Beispiele:
Anstatt Rechnungen durchs Haus zu tragen und sie von einer Abteilung in die andere zu bringen, werden sie gescannt und in einem Ordner abgelegt, auf den die externen Mitarbeiter per VPN einen Zugriff bekommen. Oder in die Cloud, auf einem sicheren Server. Von dort aus sind sie in Echtzeit in der Lage die Dokumente zu verarbeiten, in die ERP Software zu übertragen und sie an die richtigen Abteilungen weiterzuleiten.
Mitarbeiter geben ihre Arbeitszeiten nicht mehr per Zettel ab, sondern tragen sie in eine Cloud-Software ein. Die Aufbereitung für die Lohnbuchhaltung kann von dort aus das Sekretariat übernehmen.
Je mehr Ihrer internen Abläufe Sie in digitale Kanäle lenken, umso mehr ist es möglich die Hilfe vom Dienstleister in Anspruch zu nehmen. Der Vorteil dieser Methode ist, dass Sie sich mit Ihren Mitarbeitern auf die Kernkompetenzen des Unternehmens konzentrieren dürfen. Keiner der wichtigen Leistungsträger wird ständig mit Papierkram belästigt.
Natürlich kosten solche Services immer Geld und werden auf der Ausgabenseite sichtbar. Doch eigene Leute kosten auch Geld. Zudem ist es häufig so, dass durch die Entlastung der Belegschaft mehr Umsatz gemacht wird. Einfach deshalb, weil die Produktivität derjenigen gestiegen ist, deren Arbeitszeit sich an die eigenen Kunden abrechnen lässt.
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